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Tags: Délai | Emerging Small Business | international | PME françaisses Les PME dans la jungle des appels d’offres internationaux
Trop nombreuses sont les PME françaises qui hésitent à se positionner dans la course aux contrats internationaux. Or, elles y ont absolument droit de cité ! Les Appels d’Offres (A. O) institutionnels en particulier sont explicitement ouverts aux entreprises à taille réduite, telles les « Emerging Small Business » aux Etats-Unis.
Quant aux A.O. européens, c’est un boulevard qui s’ouvre aux PME des 27 pays.
Votre PME est trop „Petite“ ?
Répondez, comme nos voisins allemands « Klein, aber fein »1 ! La (petite) taille n’est absolument pas un critère d’exclusion :
- si vous avez les bons candidats/les bons produits
- si vous vous regroupez (joint venture, cooperation agreement, consortium, etc.),
- si vous avez déjà prouvé avoir la capacité de mener à bien ce type de projet.
Les concurrents sont trop nombreux ?
La concurrence vous paraît rédhibitoire : il y aura trop de monde, trop de concurrents, votre offre parfaitement ciselée sera perdue dans la masse … Détrompez-vous ! En 2009, nous voyons toujours des résultats d’A.O. européens n’affichant qu’1 seul soumissionnaire, 9 au maximum. Ainsi, le site WelcomeEurope, dans sa section "Avis d’attribution" recense, pour un appel d’offres de la Banque Européenne d’Investissements, en tout et pour tout, 5 soumissions !
Comment s’y prendre ?
Un seul mot d’ordre, celui de Benjamin Franklin : « Failing to prepare, preparing to fail! » . Disons, « J’me prépare, sinon je m’égare ».
Trois étapes de préparation sont essentielles :
- Analyser
- Sécider Go/No Go
- Se mobiliser pour ne pas être éjecté
La phase 1 est incontournable : analyser, soupeser, scruter, examiner, disséquer, éplucher, ausculter le cahier des charges (RFP ou CFT). Explorez-le dans tous les sens et n’en perdez pas une miette : recensez scrupuleusement ses exigences.
En dehors du CFT, il n’est pas inutile de lire les FAQ ; vous y dénicherez les points cruciaux des conditions de soumission : les limites de prix, les restrictions de nationalité, etc.
Organiser l’analyse : la liste des besoins
Sous forme de tableau, il s’agit de classer et répertorier toutes les exigences, restrictions, délais, etc. Par exemple :
I. Identification, délai et critères de présentation
- L’identité de l’A .O : numéro, référence, identité de l’émetteur, coordonnées de la personne de contact
- La date de remise des offres
- Le format de la réponse : électronique, support papier ?
- Taille maximale : nombre de pages, taille des caractères, format A4, format A3, etc.
- Période de validité de l’offre
II. Problèmes et besoins de l’entité émettrice
- Contexte, environnement économique
III. Critères d’attribution
Ce recensement peut paraître fastidieux, mais, se revèlera, au moment de la conception, un outil précieux et percutant, lorsqu’il servira de base à la « compliance matrix ».
Ces rubriques vous permettront de répertorier tous les points essentiels : dans quelle langue rédiger la réponse, une garantie bancaire est-elle nécessaire, comment obtenir plus amples renseignements ? y a-t-il une limite de prix ? etc.
Le sacro-saint délai
Il est absolument inutile de négocier un délai supplémentaire pour la remise de votre offre. Toute demande de ce type est une perte de temps qui, de plus, donne une mauvaise image de votre PME et sera, de toute façon, rejetée.
Délai très court : si le cahier des charges affiche un délai particulièrement court, il y a de fortes chances que l’A.O cherche, par ce biais, à éliminer un maximum de concurrents. Ceci porte à penser que l’offre est „pre-cooked“ ou „wired“. L’A.O est ficelé, il est déjà taillé sur mesure pour UN bénéficiaire.
Si vous êtes convaincu de faire mieux, d’avoir le temps de faire mieux, allez-y. Cela vous permettra de vous mesurer aux concurrents, de „gêner“ l’émetteur et aussi d’occuper le terrain et de vous faire connaitre.
A suivre : Go/No Go, Capture planning, appel d’offres et intelligence économique
Marie-L. Flacke, Proposal manager
Maître de conférences associée, Université de Haute-Bretagne
www.planettender.eu |
